東京都の入札参加登録を行政書士に委任する方法

令和2年10月5日付けの東京都公報で、建設工事等の令和3・4年度入札参加登録についての公示がありました。公示が出ると、「いよいよだなぁ」と気合が入ります。申請受付は11月24日からですが、お客様からの委任作業は前もって行うことができるので、徐々に進めています。

東京都の入札参加登録手続きを行政書士に委任するためには、電子証明書を使ってログインをして、行政書士宛ての委任作業を行う必要があります。定期受付の度に委任作業を行う必要があるのですが、2年に1度なのでやり方を忘れてしまっていたり、そもそも久しぶりに電子入札システムに触れる方もいたりして、なかなかスムーズにいかず、何度かお問い合わせをいただいています。

そこで、今回は東京都電子調達システムにおいて、「行政書士へ委任」する手順について画像を交えて説明します。ちなみに、東京電子自治体共同運営(都下の区市町村)の電子入札システムは、1度委任の設定をしたら事業者側から解除しない限り委任が続く仕様になっているので、何度も委任作業をする必要はありません。

まずはパソコン環境を確認しよう

はじめに、久しぶりに電子入札システムに触れる方は以下の3つを確認してみてください。「電子入札」ではログインできるのに、「資格審査」ではPINの入力画面が出てこないという声が多く寄せられています。

1.電子証明書を東京都のシステムに登録してあるか

電子入札に使用する電子証明書は、電子証明書の発行会社(認証局)によって多少の違いはあるものの、有効期間が最大で5年です。電子入札システムに久しく触れていない方でも、電子証明書を新しくされていることがあります。

しかし、電子証明書は更新したけれども、新しい電子証明書を電子入札システムに登録しなおしていないケースがここのところ頻発しています。「資格審査」や「電子入札」でログインを試みて、『 電子証明書が登録されていません 』と表示される場合は、電子証明書の登録変更を行う必要があります。

2.「電子入札補助アプリ」がインストールされているか

今までおんぶにだっこだったJAVAを使わない環境に移行したため、電子証明書の発行会社(認証局)は新しいバージョンの環境ツールをリリースしています。これをダウンロード(またはアップデート)していない場合は、最新の状態にしておきます。

無事に完了すると、画面右下の上向き矢印(^)をクリックしたときにテニスボールみたいなアイコンが表示されるはずです。これが「電子入札補助アプリ」のアイコンですので、覚えておきましょう。

3.互換表示設定の解除がなされているか

上記2と同様、東京都電子調達システムが脱JAVA環境になったため、InternetExplorerの環境も変更する必要があります。これについては別記事にしてありますので、こちらをご覧いただければ幸いです。

行政書士への委任作業の手順

確認ができたら、早速委任作業を進めていきましょう。

1.東京都電子調達システムから「資格審査」へログイン

普段は、公表案件を調べたり入札結果を確認するための「入札情報サービス」(一番左)、指名通知を確認したり実際に札入れを行う「電子入札」(左から2番目)を使用することがほとんどだと思います。しかし、行政書士への委任作業を行うには、「資格審査」(左から3番目)をクリックしてログインをします。

ログインをする際に、PINの入力画面が出てこない場合には、脱JAVA環境への仕様変更が原因かもしれないので、こちらをご覧ください。PINを入力してログインすると、次の画面になります。

画面下部(赤枠で囲った部分)に「工事トップページ」「物品トップページ」と表示されますので、どちらでもかまいませんのでクリックして先に進んでください。(東京都への入札参加登録が工事だけの方は「工事トップページ」だけ、物品・委託だけの方は「物品トップページ」だけしか表示されません。)

ちなみに、上記の画像には「29日後に電子証明書の有効期限が切れます。」と表示されています。これが表示されている場合には、早めに電子証明書の再購入を手配してください。発行会社(認証局)にもよりますが、申込みから発行までには概ね1週間~10日ほどかかります。

2.トップページから行政書士への委任画面へ

トップページに入ると、次のように表示されます。(画面は「工事トップページ」です。)ここから行政書士への委任を行うページには2通りの行き方があります。

1つめは左側にある「業務メニュー」の欄(いわゆるサイドバー)の下部にある「行政書士への委任」という文字をクリックする方法です。操作に慣れていたり画面を見慣れている方は、こちらの方が早いかもしれません。

もう1つは画面右側のページ本体を一番下までスクロールさせる方法です。

画面をスクロールさせると、一番下に「行政書士への委任登録・取消」という表示が出てきます。その枠の中に、「行政書士へ委任する」というボタンがあるので、これをクリックします。

3.いよいよ委任作業へ

ようやく行政書士への委任を行うページにたどり着きました。

まず、①の部分で委任する内容を選択できるようになっているので、チェックボックスにチェックを入れてください。下の画面では令和3・4年度の工事と物品とが表示されていますが、新規申請の場合や今まで自社で手続きされていた場合には、平成31・32年度(今現在有効な資格審査申請)の手続きについても選択して、委任を行うことができます。

委任内容にチェックをしたら、続けて②の欄に行政書士登録番号を入力します。行政書士登録番号は、行政書士が日本行政書士会連合会から付与されている8ケタの数字です。これは委任する行政書士に確認してください。日本行政書士会連合会のHPで検索することもできますし、今までと同じ行政書士に委任をする場合は画面下部の「委任済みの資格」の欄にも行政書士登録番号が記載されています。ちなみに、私小林の登録番号は「05081270」です。

なお、東京電子自治体共同運営のシリアル番号とは番号が異なりますので、ご注意ください!

4.最終確認の画面が出てくるので、内容を確認します。

8ケタ登録番号入力し、画面下部の「確認画面へ」を押して先に進むと、最終確認の画面が表示されます。表示された内容を確認して、画面下部の「上記の内容で委任する。」のチェックを入れて「進む」をクリックすると、委任作業が完了します。

無事に終わると、「行政書士への委任が完了しました。」と記載された画面が表示されます。これで委任作業は終了です。

委任が完了すると、それ以後の手続きはすべて行政書士が行うことになります。例えば、会社の所在地や代表者の変更はもちろん、許可番号の変更やメールアドレスの変更などの軽微な変更も自社では手続きできなくなるので、ご注意ください。その場合は行政書士に言って手続きしてもらうか、自社で手続きしたい場合は下記の要領で委任を取り消した上で手続きを行ってください。

行政書士への委任を取り消すとき

一度委任すると解除が面倒なんじゃないかと心配される方もいるかもしれませんが、ほぼ同様の手順で行政書士への委任を解除することができます。ログイン後のトップページで、「行政書士への委任を取り消す」をクリックして先へ進み、委任を解除する手続きを選択して解除を行えばOKです。

委任取消しについて行政書士側の承諾等は必要ありませんので、いつでも取消すことができます。

 
行政書士法人Co-Labo
 

業務に関するご質問は、下記フォームより情報を送信ください。お急ぎの方はお電話(03-6276-4053)にてご連絡ください。

    ご希望の連絡先 (必須)
    メールに返信電話に連絡どちらでも可

    東京都渋谷区代々木1-38-2 ミヤタビル2階

    ページトップへ戻る